Innovatief aanbesteden met het S-DAS van EQILENCE
Aanbestedingsplichtige instanties zijn verplicht boven een bepaalde spend productgroepen (Europees )aan te besteden. De hoogte is afhankelijk van de aanbestedende dienst. Voor versplinterde leverancierslandschappen als lab chemicaliën zorgt dit voor problemen in de uitvoering. Vooral voor researchproducten is dit een lastige opgave. Anticiperen op welke onderzoeken er in de eerst komende 4 jaar zullen worden gedaan en welke producten daarvoor moeten worden ingekocht, is bijna onmogelijk.
In de praktijk zien we dan ook dat er gebruik gemaakt wordt van vele aannames in de calculaties. De uitzonderingsgrond (art. 2.33, aanbestedingswet 2012) wordt vaak ten onrechte ingezet bij de accountant of productgroepen worden bijvoorbeeld uitgesplitst in subgroepen om op deze manier onder de aanbestedingsgrens te blijven. Dit opknippen gaat tegen de regelgeving in (art 2.14).
Aanbesteden is bedoeld als een transparant mechanisme om professioneel opdrachten in de markt te zetten en de concurrentiestelling te optimaliseren. Als de regels worden opgevolgd binnen het segment van lab chemicaliën dan eindigt de aanbestedende dienst met een raamcontractconstructie waarbij dominante marktpartijen en enkele grote distributeurs de tussenleveranciers worden, waardoor er meer geld wordt uitgegeven en er minder concurrentiestelling is. Dit heeft als resultaat dat exact het tegenovergestelde effect wordt bereikt van wat een aanbestedende dienst beoogt.
Daarnaast wordt het maatschappelijk gezien steeds belangrijker om transparantie en inzicht in de stijgende zorgkosten te geven. Accountants worden steeds strenger in het afgeven van de rechtmatigheidsverklaring bij de jaarlijkse controle.
EQILENCE heeft in samenwerking met het UMC-Utrecht en toonaangevend kennisinstituut op het gebied van Aanbesteding, Corvers, een applicatie ontwikkeld die enerzijds deze aanbestedingsproblematiek met lab chemicaliën oplost en anderzijds de concurrentiestelling bevordert. Het Smart Dynamisch Aankoop Systeem, het S-DAS, is gebaseerd op de nieuwe richtlijnen voor overheidsopdrachten van 28 maart 2014 welke op 18 april 2016 zijn ingegaan. Hierbij wordt de elektronische marktplaats ingericht als een DAS om aan de verplichtingen van de wet te voldoen, waarbij er gebruik kan worden gemaakt van een elektronische catalogus.
Het S-DAS platform van EQILENCE werkt geheel compliant met deze nieuwe regelgeving en voorwaarden, waarbij wij 95% van de lab chemicaliën wereldwijd op elk productdetail hebben genormaliseerd en gestandaardiseerd. Hierdoor is S-DAS in staat om producten tussen de leveranciers perfect te vergelijken zonder dat een van de leveranciers wordt gediscrimineerd in het aankoopproces. Daarnaast kunnen sub-gunningscriteria worden toegepast, welke gerelateerd zijn aan specifieke productspecificaties van instellingen, bijvoorbeeld diervrije producten, of duurzaam geproduceerde producten. Door deze subgunningscriteria kunnen producten meer of minder punten toebedeeld krijgen door het ingestelde algoritme binnen S-DAS en kan de eindgebruiker hierop geattendeerd worden, middels een stoplichtsysteem.
Elke stap binnen het bestelproces wordt vastgelegd in het S-DAS. Als er om een reden gekozen moet worden voor een product dat niet gekwalificeerd is als het best te kopen product, volgens de vooraf bepaalde gunningscriteria van de instelling, dan wordt er automatisch een registratie afgedwongen waarom er hier van de uitzonderingsregel gebruik gemaakt wordt. Hiermee borgen we de keuzevrijheid van de wetenschapper en de eindverantwoording.
Deze informatie is eenvoudig te exporteren naar rapportages, welke één op één transparant gebruikt kunnen worden door de accountant voor de toekenning van de rechtmatigheidsverklaring.
Een zeer innovatieve ontwikkeling, zo vindt kennisinstituut Corvers. ‘De wereld van aanbesteden heeft dit soort innovatieve initiatieven hard nodig om tot werkbare oplossingen te komen waar de traditionele benadering niet functioneert!’.
Herkent u de geschetste problematiek? Neem contact op voor een demo. Scan de QR code en vul ons online registratie formulier in, of neem contact op middels info@EQILENCE.nl