STRATEGISCHE INKOOP VERSUS DE ‘EENHOORN’ IN HET LAB

SRM van EQILENCE, een reductie van minimaal 80% op Maverick spend vanuit het lab.

Supplier Relationship Management voor de reagents, biologicals en chemicals in het laboratorium vraagt veel van een inkoopafdeling. Daar waar strategische inkoop zich richt op de zoektocht naar de juiste toeleveranciers met zekerheid in voorraad, besparing in kosten, duurzaamheid en beperking van het aantal leveranciers zoekt de onderzoeker naar de ‘eenhoorn’ die het juiste product heeft voor het onderzoek. Dit is meestal niet de leverancier van dertien in een dozijn maar een hoog gespecialiseerde toeleverancier die mogelijk maar eenmalig levert ten behoeve van het specifieke onderzoek.

Voor veel inkoopafdelingen is dit een doorn in het oog: ‘Maverick spend’ oftewel orders niet gebaseerd op catalogi van reeds bekende leveranciers. De inkopen voor laboratoria zijn daarmee lastig te vangen binnen SRM. Dit resulteert in extra werk en uitgaven. Naast het feit dat de order niet rechtstreeks wordt ingelegd in het ERP systeem vindt er over meerdere lagen binnen de organisatie  communicatie plaats binnen het “procure to pay” proces. De aanvraag start feitelijk door de onderzoeker op het internet met het zoeken naar  het product. Na het vinden van een leverancier van het product wordt het product vervolgens aangevraagd bij de besteller van de afdeling. Als de leverancier van het product niet in de standaard catalogus is opgenomen, wordt contact opgenomen met de afdeling Inkoop. De afdeling Inkoop zet de vraag vervolgens uit bij de leverancier. Na ontvangst van de offerte vindt het proces in omgekeerde volgorde plaats voor goedkeuring van de offerte door de onderzoeker, die is namelijk budgethouder. Pas dan kan de order geplaatst worden in het systeem in een vrij formaat. Dit houdt ook in dat de afhandeling van het facturatieproces extra tijd in beslag neemt voor de matching van de factuur, vaak ook nog in vreemde valuta. Als extra complicerende factor valt de factuur dan ook nog eens automatisch uit door koerswijzigingen die ontstaan zijn tussen de tijd van aanvraag en de levering van het product of het versturen van de factuur. Gemakshalve laten we het crediteurenbeheer dan nog even buiten beschouwing.

Als bovenstaande voor u een herkenbaar proces is binnen de organisatie en u dit proces beheersbaar, kosteneffectief en inzichtelijk wilt maken dan voegt het Supplier Relationship Management (SRM) binnen S-DAS van EQILENCE veel waarde toe in uw organisatie.

Een aantal kenmerken van het SRM van S-DAS die hieraan bijdragen voor het lab zijn:

• De onderzoeker zoekt en besteld zelf direct uit meer dan 18 miljoen beschikbare producten;
• Deze producten zijn verrijkt met 5 tot 25 parameters om de producten onderling te kunnen vergelijken;
• EQILENCE onderhoudt uw catalogus;
• Dit betekent in 1 proces volledige orders in uw ERP en klaar voor autorisatie;
• Een sterke beperking van tail suppliers (staartleveranciers);
• Een reductie van 80% van de Maverick spend vanuit het lab;
• Rapportage van analyses van de spend op cost center/ project niveau